Reglement van inwendige orde

Dit reglement van inwendige orde is een instrument om het gebruik van de zaal
onder strikte voorwaarden te reglementeren.
Zowel huurder als verhuurder worden dan ook verondersteld dit reglement te kennen en strikt na te leven. Afwijkingen op dit reglement kunnen enkel toegestaan worden na een schriftelijke vraag van de huurder en na volledige goedkeuring door de Raad van Bestuur van de vzw Culturele vereniging Aalst

CONTACT EN RESERVATIE:

Indien u de zaal op voorhand wenst te bezichtigen dient u eerst contact op te nemen met de beheerder van de gemeentelijke feestzaal die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de agenda. Iedere reservatie van de gemeentelijke feestzaal moet tijdig bij hem aangevraagd worden.
De reservatie gebeurt bij voorkeur via het elektronisch reservatieformulier op onze website. Enkel indien u niet over internet beschikt, kan u telefonisch reserveren bij de beheerder.
Contact: Stefaan Vogelaers
Adres: Aalst Dorp 23 – Aalst
Tel: 011/747517

BESCHIKBAARHEID

U kan op onze website nagaan of de zaal vrij is op de gewenste datum.
Let wel, deze website wordt voortdurend bijgewerkt op de inkomende reservaties. Uw gewenste datum is dan ook maar gegarandeerd nadat u de bevestigingsmail van ons hebt ontvangen en het voorschot werd betaald.

Indien gewenst kan de zaal de dag voorafgaand aan de reservatie geboekt worden om eventuele voorbereidingen te treffen en dit tegen het dagtarief .

VOORSCHOT

Voor de reservatie van de gemeentelijke feestzaal door niet-leden van de VZW, wordt een voorschot van € 50,00 gevraagd.
Van zodra wij uw reservatieaanvraag ontvangen hebben wordt de door u gekozen datum in de kalender op de website ingekleurd als “Optie”.
In de bevestigingsmail die u ontvangt zal gevraagd worden om het voorschot te storten op het rekeningnummer van de VZW Culturele vereniging Aalst. Zodra dit bedrag gestort is wordt uw reservatie definitief en wordt de kalender ingekleurd als “Verhuurd”.

HUURPRIJS

De huurprijs wordt bepaald volgens de tarieven vastgesteld door de Raad van Beheer. Deze basishuurprijs wordt vermeerderd met een bedrag volgens de supplementen in de tarievenlijst en is afhankelijk van de aard van de activiteit die u plant en of de huurder al dan niet lid is van de VZW Culturele Vereniging Aalst.

De tarieven kunnen opgevraagd worden bij de beheerder en zijn eveneens terug te vinden op onze website.
Indien de voorbereiding en/of opkuis van een activiteit meerdere dagen in beslag neemt, zal een supplementaire vergoeding per bijkomende dag aangerekend worden (zie tarieven).
In de supplementen zitten ook de kosten voor energieverbruik. Deze worden aangerekend volgens het werkelijke verbruik aan de hand van de meterstanden. De teller van gas loopt van het ogenblik dat de sleutels overhandigd worden totdat ze terug afgeleverd worden. Het
electriciteitsverbruik is inbegrepen in de huurprijs van de zaal.

INVENTARIS

Voor en na iedere activiteit wordt een inventaris opgemaakt door de beheerder in aanwezigheid van de huurder of verantwoordelijke van de vereniging. In deze inventaris worden de volgende punten opgenomen:

• Het meubilair en uitrusting van de zaal, keuken en sanitaire ruimte.
• Drankvoorraden, leeggoed, glazen en tooguitrusting.
• Ter beschikking gestelde keukenuitrusting en porselein.

Indien de huurder afwezig is tijdens de inventarisatie, verklaart hij zich akkoord met de vaststellingen van de beheerder.

ANNULATIE

Bij annulatie van de geplande activiteit moet de beheerder onmiddellijk verwittigd worden. Dit kan telefonisch gebeuren of via het contactformulier op deze pagina. Bij tijdige annulatie wordt het voorschot volledig teruggestort. Zonder verwittiging of bij annulatie binnen de 2 maanden voor de geplande activiteit zonder dat de zaal opnieuw verhuurd kon worden, blijft het voorschot verschuldigd als schadevergoeding.

VERBREKING VAN HET CONTRACT

Indien mocht blijken dat de aanvrager verkeerde informatie doorgeeft bij de reservatie, of zich niet conform de reglementering gedraagt, behoudt de vzw Culturele vereniging Aalst zich het recht om het contract eenzijdig te verbreken. De vzw kan in dat geval op geen enkele manier verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele kosten ten gevolge van deze verbreking.

KENNIS VAN HET REGLEMENT

Iedere aanvrager, organiserende vereniging en gebruiker van de gemeentelijke feestzaal wordt verondersteld op de hoogte te zijn van het huishoudelijk reglement en dit ook na te leven.

NALEVING WETTEN, DECRETEN, REGLEMENTEN

Als huurder verbindt u zich ertoe te zullen voldoen aan de geldende wetten, decreten en politiereglementen (sluitingsuur, leeftijdsgrens, geluidsoverlast, openbare orde, SABAM, Billijke vergoeding,e.d.).

SLEUTELS

De sleutels zijn enkel te bekomen op de dag van de activiteit, na voorafgaandelijke afspraak met de beheerder. Voor grote activiteiten kan de sleutel eventueel na afspraak de dag voordien afgehaald worden. Dit kan enkel indien een andere reservatie hierdoor niet in het gedrang komt. Bij ontvangst van de sleutels dient de huursom voldaan te worden.

GAS

kosten voor gas wordt aangerekend volgens het werkelijke verbruik aan de hand van de meterstand. (€ 1 aangerekend per m³.)
Vreemde verenigingen of prive
Voor koffietafels bij begrafenissen wordt een forfaitaire prijs aangerekend. De kosten van stookolie en elektriciteit zijn inbegrepen in de huurprijs.
Voor alle andere activiteiten wordt de meterstand genoteerd bij overhandiging van de sleutels.

VERANTWOORDELIJKHEDEN

De gebruiker is gebonden aan milieu- en veiligheidsnormen en zal deze strikt naleven.
Alle handelingen die de wettelijke voorzieningen inzake brandbeveiliging en arbeidsveiligheid in het gedrang brengen, zijn verboden.
De doorgang naar de nooduitgangen mag op geen enkele manier belemmerd worden.
In geval van nood moeten de nooduitgangen een vlotte evacuatie van de zaal mogelijk maken.
Het is de verantwoordelijkheid van de huurder ervoor te zorgen de nooduitgangen niet op slot zijn gedurende de activiteiten.
Nooduitgangen worden niet gebruikt voor het binnen- of buitenbrengen van materiaal of als bijkomende ingang voor personen.
Brandblustoestellen en brandhaspel moeten ten allen tijde bereikbaar zijn en mogen nooit geblokkeerd worden.
Bij gebruik van muziekinstallaties is de geluidsnorm vastgelegd op 90 db. De vzw Culturele Vereniging Aalst heeft het recht op ieder tijdstip controle uit te oefenen op het naleven van deze norm.
Er mag geen gebruik gemaakt worden van ontvlambare stoffen, vuurwerk, e.d.
Het niet naleven van deze voorwaarden verleent de verantwoordelijke van de vzw Culturele Vereniging Aalst het recht ogenblikkelijk op te treden, wat kan leiden tot onmiddellijke stopzetting van het evenement.

GOED BEHEER

De huurder zal de ruimte en de omgeving van de zaal beheren als een goede huisvader. Dit betekent dat hij erop toeziet dat:

• het publiek enkel de publieke ruimte kan betreden;
• de omgeving van de gemeentelijke feestzaal gerespecteerd worden;
• geen activiteiten worden georganiseerd die een inbreuk zijn op de goede zeden;
• de verkeersreglementering nageleefd wordt en de openbare weg vrij blijft voor doorgaand verkeer en hulpdiensten;
• het maximum toegelaten publieksaantal niet overschreden wordt;
• het rookverbod in de zaal gerespecteerd wordt en de sigarettenpeuken buiten de zaal opgeruimd worden;
• de aanwezigen geen glazen en flessen mee naar buiten nemen;
• baldadigheden, straatlawaai en wildplassen buiten de gemeentelijke feestzaal voorkomen worden;
• de buurtbewoners geen hinder ondervinden van de activiteiten in de gemeentelijke feestzaal.

NA GEBRUIK VAN DE ZAAL

• Tafels dienen gekuist en terug per 7 op een kar onder het podium gerold te worden ;
• Afwassen en afdrogen van porselein, wijnglazen en bestek;
• Gebruikte glazen van bier en frisdrank afwassen en terugplaatsen;
• Alle afval wordt gesorteerd en meegenomen door de huurder. Na iedere activiteit zijn alle vuilnisbakken leeg.
• Sluiten van alle ramen en deuren;
• Doven van alle verlichting.
• Keuken moet gekuist worden.
• Verwarming moet uitgeschakeld worden.
• Frietketel moet leeg en zuiver gemaakt worden.

KUISEN VAN DE ZAAL

Periodieke kuis

De periodieke opkuis van de zaal (vensters wassen, stof verwijderen, afzuigrooster verwarming kuisen, dampkap reinigen en filters vervangen,…) wordt op regelmatige tijdstippen door de kuisploeg uitgevoerd.

HUUR VAN MATERIAAL

Servies, bestek, kommen,…. kan gehuurd worden via Ferm Aalst.

BESCHADIGINGEN

Beschadiging van porselein, glazen en bestek worden aangerekend aan de huurder. De herstellingskosten voor beschadigingen aan infrastructuur of meubilair worden integraal aan de huurder gefactureerd.

VERLIES VAN SLEUTELS

Alle buitendeuren van de gemeentelijke feestzaal zijn uitgerust met speciale sloten met certificaat. Verlies van de sleutel van de ingangsdeur van de zaal heeft dan ook als gevolg dat alle sloten vervangen moeten worden. Daarom zal er bij eventueel verlies van deze sleutel een boete aangerekend worden van € 100,00 (kostprijs materiaal en werk).

DRANKVERBRUIK

Exclusiviteit

Gelet op het exclusiviteitcontract met de drankenleverancier is de huurder verplicht alle dranken af te nemen van de vzw Culturele Vereniging Aalst.
De dranken die normaal beschikbaar zijn, zijn opgenomen in de drankenlijst, te consulteren op onze website.
Er wordt een uitzondering gemaakt voor koffie, thee en soep die vrij kunnen worden geschonken.
Ook dranken zoals aperitieven of wijnen die niet zijn opgenomen in de drankenlijst van onze leverancier kunnen door de huurders zelf aangekocht worden.
Indien wordt vastgesteld dat de gebruiker dranken schenkt die niet werden afgenomen aan de vzw Culturele Vereniging Aalst en niet voorafgaandelijk werden toegelaten door de beheerder, wordt een schadevergoeding aangerekend van € 250,00.

Voorraad en bestelling drank

De gemeentelijke feestzaal beschikt over een voorraad van courante dranken die in normale omstandigheden volstaat voor kleinere activiteiten (tot ongeveer 50 personen).
Volgende dranken zijn normaal voorradig:

Voor grotere activiteiten of voor bestellingen van dranken die niet op de normale drankenlijst voorkomen dient de gebruiker minstens een week op voorhand de gewenste hoeveelheden door te geven aan de beheerder.
De VZW Culturele vereniging Aalst kan echter nooit verantwoordelijk gesteld worden voor een eventueel dranktekort tijdens de activiteit.

Drankprijzen

De drankenlijst van de steeds beschikbare dranken zijn te consulteren op onze website.
Prijzen van de dranken zijn onderhevig aan marktschommelingen en kunnen soms wijzigingen ondergaan. Het zijn de drankprijzen in voege op het ogenblik van de activiteit die zullen aangerekend worden.
De prijs wordt per eenheid (vat of fles) aangerekend en iedere begonnen eenheid wordt volledig aangerekend. Bij gebruik van vatenbier wordt steeds een volledig vat aangerekend.
De dranken worden na de activiteit gefactureerd samen met de afrekening van huur, waarborg en energieverbruik.

Inventaris

Voor en na de activiteit wordt door de beheerder een inventaris opgemaakt van de aanwezige dranken en het leeggoed.
Gebroken of ontbrekend leeggoed zal aangerekend worden aan de voorziene prijzen
(kleine flessen € 0,10, grote flessen € 0,20, lege bak € 5,50, ton € 30,00)

AFREKENING

Factuur

Binnen de week na de activiteit ontvangt u de factuur per gewone post of per e-mail.
Deze factuur omvat:

• de huurprijs voor het gebruik van de zaal;
• de eventuele huur of terbeschikkingstelling van materiaal;
• de aanrekening van verbruikte energie (gas);
• de aanrekening van de verbruikte dranken; de eventuele aanrekening van beschadigingen/schadevergoedingen;
• de verrekening van de betaalde waarborg.

Factuurvoorwaarden

De factuur is betaalbaar ten laatste 15 dagen na factuurdatum op het rekeningnummer BE46 7350 1312 8936 van de VZW Culturele Vereniging Aalst.
Bij niet-betaling op de vervaldag zal een schadevergoeding verschuldigd zijn van 15% op het factuurbedrag desgevallend te verhogen met de kost van gerechtelijke vervolging.
Voor vragen omtrent de factuur en/of het betaalde voorschot dient u contact met ons op te nemen via het contactformulier op deze website.
Betwistingen van de factuur moeten schriftelijk gebeuren ten laatste 1 week na factuurdatum, via mail of per gewone of aangetekende post aan de vzw Culturele Vereniging Aalst